Video Instructivo: Gastos particuares. Primeros pasos
¿Cómo cargo un gasto particular?
Para comenzar con la carga individual primero debe seleccionar la Comunidad con la cual desea trabajar y luego hacer clic en “Crear”. Una vez realizada esta acción deberá completar los campos del gasto, indicando la UF, el concepto, importe y si el gasto es ordinario o extraordinario.
También encontrará la pregunta: ¿Genera movimiento en caja de comunidad?
Si el gasto ya ha sido pagado y necesitamos reflejar el egreso en la caja del consorcio, deberá seleccionar “SI”. En cambio, si la intención es recaudar el dinero pero no generar el egreso, deberá seleccionar “NO”.
Tip!
Podremos crear un concepto a través del botón “+”, donde al oprimirlo se nos generará una casilla para colocar el nombre del mismo, para confirmarlo simplemente debemos clicar sobre “Crear”.
También tendremos la posibilidad de editar un concepto previamente creado oprimiendo sobre el botón del lápiz y eliminarlo con el del tacho de basura.
Video Informativo: Generar Gasto Particular
Ejemplo de carga:
La descripción breve a diferencia de la ampliada, es muy importante ya que se mostrará en la expensa a continuación del concepto. La descripción ampliada puede utilizarla para complementar la información del gasto para el control interno de la Administración.
Al finalizar debe clicar "Crear".
¿Cómo cargo varios gastos particulares?
Para cargar gastos en forma masiva, deberá clicar sobre "Carga Rápida" y descargar la planilla de GP en formato Excel para completar.
Una vez hayamos descargado el Excel, debemos abrirlo y completar el mismo teniendo en cuenta los siguientes ítems:
- Cargue un gasto por fila indicando el Concepto e Importe.
- Los conceptos no pueden ser creados desde la planilla.
- Los conceptos asociados a un GP no pueden eliminarse
- Agregue una fila si desea cargar más gasto a una misma UF.
- Se debe utilizar Excel 2010 en adelante.
- Podrá filtrar los Gastos Particulares por concepto.
Ejemplo:
Al finalizar con las modificaciones del archivo guárdelo en su PC y súbalo a la web desde el botón "Seleccionar Archivo". Para finalizar haga clic en "Cargar".
Video Informativo: Carga masiva de Gastos Particulares por Excel
¿Cómo cargo varios gastos particulares según porcentuales?
El sistema nos permitirá cargar gastos particulares de forma masiva como vimos en el instructivo anterior, pero en este caso con la particularidad de que nos los prorratee según porcentuales. Para comenzar, es necesario hacer clic en el botón "Generar Gastos Particulares Masivamente por Prorrateo". Al hacerlo, se generará una plantilla donde tendremos que completar los datos requeridos, como el concepto, el importe total a recaudar, la columna que contiene los porcentuales, la configuración de redondeo, entre otros.
Una vez ingresada la información, deberemos oprimir en "Generar Excel" para descargar el archivo que nos permitirá visualizar los datos generados. Habiendo corroborado el archivo, tendremos que hacer clic en el botón "Subir Archivo" para cargarlo en el sistema. Finalmente, confirmaremos la operación clicando en "Cargar" para completar el proceso.
Video Informativo: Gastos Particulares por prorrateo
¿Cómo puedo traer gastos particulares de periodos pasados?
En la sección podremos copiar gastos de periodos pasados al actual, para hacerlo, debemos posicionarnos sobre el periodo donde tengamos el gasto que necesitemos replicar en el periodo en curso y presionar sobre el botón “Generar”, al hacerlo nos figurará una leyenda indicando que la generación fue satisfactoria.
Aclaración
En caso de que no seleccionemos ningún gasto, nos traerá al mes en curso todos los gastos que se hayan generado en dicho periodo.
Liquidación Intermedia
¿Qué es una Liquidación Intermedia?
La liquidación intermedia es una funcionalidad que permite realizar una recaudación a mitad de mes sin necesidad de cerrar un periodo.
¿Cómo puedo realizarla?
Para llevar a cabo este proceso, primero debemos ingresar en la sección Movimientos > Gastos Particulares y hacer clic en el botón "Generar Gastos Particulares Masivamente según Prorrateo".
En este apartado, tendremos que completar la información necesaria como el concepto que describa el motivo de la recaudación, el importe a recaudar, la columna de porcentuales que se utilizará como base para el cálculo, la frecuencia, el ajuste por redondeo y si corresponde a un gasto ordinario o extraordinario.
Puntos a tener en cuenta:
- Es fundamental indicar que se trata de una liquidación intermedia.
- Al generar los gastos para una liquidación intermedia, no será posible personalizar la opción para que se genere un movimiento en caja.
Una vez finalizado este paso, se generará un archivo Excel mediante el botón "Generar Excel". Este archivo tendremos que descargarlo y podremos revisarlo para realizar modificaciones en los valores asignados a cada unidad funcional si fuese necesario. Es importante que, luego de realizar cambios, el archivo sea guardado antes de subirlo nuevamente al sistema mediante la opción "Subir Archivo".
Podremos corroborar si los gastos fueron cargados para una Liquidación Intermedia desde la siguiente columna:
Con los gastos particulares creados, se habilitará la opción para realizar la liquidación intermedia. Para ello, tendremos que hacer clic en el botón "Genere una liquidación a mitad de mes" y completar la fecha de vencimiento deseada. Posteriormente, debemos hacer clic en "Generar" para que el sistema cree los archivos correspondientes con los cupones de pago. Una vez generados, los mismos podrán enviarse por correo electrónico o WhatsApp utilizando el botón "Enviar".
Para finalizar, oprimiremos sobre "Integrar", esta acción moverá los gastos particulares al periodo anterior y a su vez integrará el importe en la cuenta a pagar de las unidades funcionales, cosa que podremos corroborar desde Movimientos > Cobranzas Por Unidad > Detalle, y lo veremos reflejado en el concepto “Gastos Part.”.
Video Instructivo: Liquidación Intermedia
Convenio en Cuotas
Podremos realizar un Convenio de Pago en Cuotas a través del botón “Crear Convenio”, donde se nos abrirá la ficha del mismo para que indiquemos la unidad a la cual se le debe generar, también podremos incorporar un breve acuerdo, el nombre, la cantidad de cuotas y el monto de las mismas.
Es importante tener en cuenta que la primer cuota se reflejará en la siguiente liquidación que se realice.
En caso de necesitar modificar el valor de alguna cuota o eliminarla, tendremos que hacerlo antes de finalizar con la creación del convenio. También hay que tener en cuenta que, si el vecino abonó la primer cuota al momento de la firma, tendremos que eliminársela antes de crearlo y hacer un ajuste en la caja que se detallará en “¿Qué sucede si nos abonaron la primer cuota al momento de la firma?”.
Una vez hayamos corroborado que esta todo correcto, a través del botón “Guardar” podremos confirmar el convenio y finalizarlo.
Al hacer esto, veremos los gastos generados en los periodos que correspondan.
¿Qué sucede si nos abonaron la primer cuota al momento de la firma?
Para registrar la cuota, deberemos dirigirnos a Movimientos > Cobranzas > Por Unidad, seleccionamos la unidad funcional “Convenio” y desde la sección “Detalle” tendremos que cargar el monto de la cuota como deuda a través del lápiz de ajustes.
Una vez hayamos confirmado el Ajuste, podremos cargarle la cobranza para que figure de la siguiente manera:
¿Cómo Elimino el Convenio?
Para deshacer el Convenio de Pago, tendremos que realizar la eliminación de alguna de las cuotas, para que de esta manera nos elimine la seleccionada y las restantes.
Video Instructivo: Convenio en cuotas