Video Informativo: Introducción a Pedidos.
¿Cómo veo pedidos que hagan los vecinos?
La sección Trabajos posee una herramienta de filtrado, dando posibilidad a filtrar por rangos de fechas, comunidades y estado del pedido.
La búsqueda se hace efectiva cuando se clica en el botón de filtrado, que en la captura se puede observar marcado con un recuadro naranja.
Luego, se traerá en forma de listado los pedidos con la respectiva información de cada uno detallado por columnas.
Podemos observar de qué Comunidad se trata, de qué vecino en particular, una descripción del pedido, entre otros datos relevantes.
Ver y editar detalle de un pedido
Debemos hacer clic sobre el pedido en cuestión, y luego en el botón amarillo “Editar”.
Se nos abrirá un formulario dividido en tres secciones. La primera, es sobre información del pedido. Podremos observar en detalle lo que previamente podemos ver desde el listado. Notar que, el número de trabajo es un código propio que utiliza el sistema para identificar estos mismos.
Aquí podemos visualizar números de teléfono y mail del vecino, así también como la descripción del pedido.
Se pueden agregar comentarios, si así se desea, que solo serán vistos por la administración. También, se puede cambiar la prioridad del pedido y al responsable (si la administración posee sub-usuarios, también conocidos como “roles”).
Notar que, luego de los campos de información, se tienen etiquetas de “Privado” o “Público”. Las mismas nos sirven para identificar que información será compartida con el vecino y que información no. Para confirmar la publicación del comentario privado, o cualquier otro cambio, se debe hacer clic en Guardar.
La segunda sección es para informar avances. Esto quiere decir que podemos trabajar sobre el pedido, cargando un Avance Interno (avance que solo verá la administración), Avance a Vecinos (avance que se comparte con el vecino) o un Avance a Proveedor (avance que se comparte a un proveedor, seleccionando un proveedor del listado de proveedores).
En el caso de un Avance a Proveedor, debemos elegir el proveedor escribiendo en el campo “Escriba el nombre del proveedor”. Luego, veremos reflejado que según lo que escribamos nos va a aparecer el proveedor en cuestión para elegir desde la barra de proveedores. Es importante considerar que el proveedor previamente tiene que estar cargado, desde la sección Proveedores -> Listado, y que el mismo tiene que tener sus datos de contacto cargados.
Podemos agregar una descripción del avance, preferentemente una descripción detallada del avance que se esté notificando, y un archivo adjunto.
Por último, con el botón “Agregar” procedemos con la carga del avance.
Para Avance a Vecino el procedimiento es el mismo, teniendo en cuenta que este no servirá para hacer notificación al vecino. Luego, en este mismo instructivo, se hará mención a cómo informar el avance.
Y para Avance Interno también, teniendo en cuenta que este nos servirá para dejar registro internamente entre los empleados de la administración.
Luego, por último, la tercera sección es el historial de avances. Desde aquí, podemos observar un historial de los avances realizados e informarlos a quienes corresponda.
Si el Avance indica “No informado” quiere decir que todavía no le mandamos, ya sea mail o WhatsApp (en caso de tener habilitado el servicio) al proveedor/vecino. Debemos hacer clic en alguno de estos botones para informar el avance.
Para hacer control de si se realizó el envío, lo podemos confirmar gracias a la leyenda “Informado” que saldrá en verde, en lugar de la leyenda “No informado”.
En el caso del proveedor, le va a llegar un mensaje con la descripción del avance y un botón para responder.
Al hacer clic el botón “Responder” lo llevará a un enlace propio de AdminProp para cargar una respuesta.
Con el botón “Enviar” se hará efectiva la misma.
Video Informativo: Avance de Pedido a Proveedor
En el caso del vecino, también le va a llegar un mensaje con la descripción del avance y un botón para responder.
En este caso, al hacer clic en “Responder” lo llevará a la plataforma de AdminProp, más específicamente a la sección Pedidos del Vecino, para responder o visualizar el Avance del administrador.
Luego, la respuesta se verá reflejada en el historial, que mostrará el ida y vuelta en la conversación con del vecino con el administrador.
Video Informativo: Avance de Pedido a Vecino.
Finalizar un pedido
Una vez finalice el pedido, podremos reflejarlo en el sistema seleccionándolo desde la grilla, y luego clicando el botón “Finalizar”.
Luego, lo veremos reflejado en color verde desde la grilla y con la etiqueta Finalizado.
En el caso de que queramos reabrir un pedido de trabajo, lo debemos hacer clicando el mismo botón “Finalizar”.
Crear un pedido
La administración puede crear un pedido si así lo desea. Para hacerlo, debe hacer clic el botón “Crear Pedido”.
Luego, deberá completar un formulario de datos para su creación. Deberá elegir Tipo de pedido (General, Albañilería, Electricista, etc.), Prioridad del pedido (No prioritario, Prioritario), Comunidad, Unidad involucrada en el pedido, Responsable (si es que la administración tiene “roles” o sub-usuarios) y Detalle del trabajo (breve descripción del pedido).
Se tiene la posibilidad, también, de agregar imágenes mediante la subida de archivos.
Y luego, para concretar la creación del mismo, se debe hacer clic en “Agregar Solicitud”, habiendo previamente seleccionado quién va a ser informado del mismo.
De esta manera, se le estaría notificando al vecino vía mail, y también lo podrá ver reflejado desde el sistema.
El botón “Revisar” lo va a dirigir a la sección Pedidos del sistema, donde va a poder responder o visualizar el mismo.
Video Informativo: Finalizar Pedido
Eliminar un pedido
Para eliminar un pedido, debemos seleccionar al pedido en cuestión desde la grilla y hacer clic en el botón rojo de “Eliminar”.
Nos saldrá un mensaje de confirmación, el cual nos menciona explícitamente que la eliminación es definitiva. Para proceder, hay que aceptar el mismo.
Traspasar a Reclamos
La opción de Traspasar a Reclamos nos permitirá transformar el trabajo en un reclamo, moviéndolo a la sección Pedidos -> Reclamos. Para hacerlo, simplemente debemos seleccionarlo desde la grilla y hacer clic en “Traspasar a Reclamos”.
Luego, lo dejaremos de ver desde la grilla de Pedidos -> Trabajos y lo veremos reflejado en Pedidos -> Reclamos.
Estado de las etiquetas
Para facilitar la identificación del estado de un pedido los mismos llevan etiquetas.
- Nuevo: La última actualización del pedido fue su creación.
- Esperando Vecino: La última actualización del pedido fue un Avance a Vecino.
- Esperando Proveedor: La última actualización del pedido fue un Avance a Proveedor.
- Avance Interno: La última actualización del pedido fue un Avance Interno o cualquier otro avance que no haya sido informado.
- Requiere Respuesta: La última actualización del pedido fue la respuesta del vecino o del proveedor.
- Finalizado: La última actualización del pedido fue su finalización.